2023.11.13 delegacje pracownika/zleceniobiorcy

W związku z licznymi przypadkami błędnych interpretacji umów przypominam, że umowa o pracę różni się od umowy zlecenie i nie można co do zasady traktować zleceniobiorcy jak pracownika. Różnice występują m.in. w zakresie delegacji służbowych. 

Definicja: Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której zlokalizowano siedzibę pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

1. Pracownik

Już sama definicja, wynikająca z kodeksu pracy, wskazuje, że pojęcie to odnosi się do podróży pracownika. Cechą podróży służbowej jest odbywanie jej na polecenie pracodawcy, przy czym forma wydania tego polecenia ma charakter drugorzędny - nie musi to być formalne polecenie wyjazdu służbowego wydane na druku delegacji. Jest to jednak wygodne, w przypadku rozliczenia kosztów tejże podróży.

2. Zleceniobiorca

Kodeks pracy nie obowiązuje w przypadku zleceniobiorcy, a więc jego wyjazdy nie są uregulowane tak jak pracownicze. W tym przypadku, jeśli do wykonania zlecenia niezbędny jest wyjazd poza standardowe miejsce jego wykonywania musi to być wyraźnie uregulowane w umowie zlecenia, podobnie jak kwestia zwrotu kosztów.

Przyjmuje się, że jeżeli określone w umowie czynności, jakie zleceniobiorca zobowiązany jest wykonać, pozostają w związku z działalnością podatnika (zleceniodawcy) i czynności te służą uzyskiwaniu przez niego przychodów, to ponoszone z tego tytułu wydatki podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest, aby umowa zlecenia zawarta na piśmie zawierała postanowienia dotyczące zobowiązania się zleceniodawcy do zwrotu/sfinansowania kosztów podróży zleceniobiorcy oraz określała zasady tych rozliczeń. Warto także zadbać, aby z umowy wynikało, iż delegacja nie jest standardową czynnością występującą w realizacji zlecenia.
Wobec braku takich zapisów w umowie zlecenia, organy podatkowe mogą podważać zasadność ujęcia kosztów podróży zleceniobiorcy w kosztach uzyskania przychodów podatnika (zleceniodawcy).

Podobnie jak w przypadku pracownika tutaj także nie ma formalnego obowiązku zlecenia wyjazdu na druku delegacji, podobnie jednak jest on pomocny w rozliczeniu.